Dla branży hotelarskiej Święta Bożego Narodzenia to jeden z najbardziej intensywniejszych okresów w roku. Choć goście widzą jedynie piękne dekoracje i dopracowanie w każdym detalu menu świątecznego, za tym kryją się miesiące planowania. O tym, kiedy i jak hotele rozpoczynają przygotowywania do świąt oraz z  jakimi wyzwaniami mierzą się, by zapewnić gościom domową atmosferę, rozmawiamy z Małgorzatą Gipsiak, dyrektor generalną Arche Hotel Krakowska i Arche Hotel Geologiczna.

Jak wcześnie hotele rozpoczynają przygotowania do okresu świąteczno-noworocznego i jakie działania wymagają w tym czasie najwięcej pracy ze strony zespołu?

Małgorzata Gipsiak: Przygotowania do okresu świąteczno-noworocznego rozpoczynamy znacznie wcześniej, niż mogłoby się wydawać. W przypadku dużych wydarzeń sylwestrowych pierwsze koncepcje powstają nawet z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, często już wiosną lub na początku lata. To właśnie wtedy analizujemy wyniki poprzedniego sezonu, opracowujemy oferty i rozpoczynamy rozmowy z podwykonawcami. Najwięcej pracy wymaga koordynacja wielu działów, które muszą funkcjonować jak jeden organizm. Gastronomia przygotowuje menu i kalkulacje, dział sprzedaży odpowiada za ofertę i rezerwacje, marketing za komunikację, a służba pięter i dział techniczny za przygotowanie przestrzeni. Warto pamiętać, że w hotelu przygotowania do świąt i Sylwestra odbywają się równolegle z codzienną działalnością operacyjną. Hotel nie przestaje przyjmować gości biznesowych, organizować konferencji czy obsługiwać innych wydarzeń. Największym wyzwaniem jest więc odpowiednie zaplanowanie wszystkich działań, aby gość widział wyłącznie efekt końcowy, piękną dekorację, doskonałą kolację i wyjątkową atmosferę, a nie miesiące przygotowań, które za tym stoją.

Jak zmieniają się oczekiwania gości wobec spędzania Świąt Bożego Narodzenia i Sylwestra w hotelu? Czy coraz więcej osób decyduje się na taką formę wypoczynku zamiast organizowania świąt w domu?

Małgorzata Gipsiak: Zdecydowanie zmienia się sposób, w jaki goście postrzegają świąteczny wypoczynek. Coraz częściej nie szukają wyłącznie noclegu czy uroczystej kolacji, ale kompletnego doświadczenia, które pozwoli im odpocząć i spędzić czas z najbliższymi bez konieczności zajmowania się organizacją. Jeszcze kilka lat temu święta poza domem dla wielu osób były czymś nietypowym. Dziś taka forma wypoczynku staje się coraz bardziej naturalną alternatywą. Dotyczy to zarówno rodzin z dziećmi, par, jak i osób starszych, które nie chcą samodzielnie przygotowywać wielogodzinnych uroczystości. W przypadku Sylwestra obserwujemy natomiast większe zainteresowanie wydarzeniami tematycznymi. Goście oczekują nie tylko muzyki i dobrej kolacji, ale również odpowiedniej oprawy, atrakcji i atmosfery, która wyróżni dany wieczór. Co istotne, coraz większą rolę odgrywa stosunek ceny do jakości. Goście są świadomi swoich oczekiwań i dokładnie analizują, co otrzymują w ramach pakietu. Nie powiedziałabym jednak, że hotele zastąpią tradycyjne święta w domu. Raczej stają się kolejną możliwością ich celebrowania. Dziś luksusem nie zawsze jest wystawna kolacja. Czasami największym luksusem jest możliwość spędzenia kilku dni z rodziną bez gotowania, sprzątania i pośpiechu.

Jakie atrakcje i udogodnienia przygotowują Państwo dla gości, aby stworzyć wyjątkową, świąteczną atmosferę i sprawić, że pobyt w hotelu będzie niezapomnianym doświadczeniem?

Małgorzata Gipsiak: Przede wszystkim staramy się, aby każde wydarzenie miało swój indywidualny charakter. Nie chcemy, aby święta czy Sylwester były jedynie kolejną pozycją w hotelowym kalendarzu. Zależy nam na tworzeniu atmosfery, którą goście zapamiętają na długo. W okresie świątecznym ogromne znaczenie mają detale, dekoracje, oświetlenie, muzyka, zapach świątecznych potraw i oczywiście gastronomia. To właśnie te elementy budują emocje i sprawiają, że przestrzeń hotelowa staje się bardziej przytulna. W przypadku Sylwestra stawiamy również na kreatywność. W Arche Hotel Krakowska przygotowujemy wydarzenia tematyczne, które pozwalają gościom przenieść się na jeden wieczór do zupełnie innego świata. W tegorocznej ofercie pojawiają się między innymi motywy maskarady oraz lat 2000., a także propozycja sylwestrowa skierowana do najmłodszych „Kraina Magii”. Ważne są dla nas również atrakcje towarzyszące, takie jak odpowiednia oprawa muzyczna, fotobudka 360°, przestrzeń do zabawy czy specjalnie przygotowane menu. Uważam, że współczesne hotelarstwo powinno opierać się na emocjach i doświadczeniach. Gość może nie pamiętać po kilku miesiącach wszystkich dań, które znalazły się na stole, ale z pewnością zapamięta atmosferę, doskonałą zabawę i sposób, w jaki został potraktowany.

Jakie wyzwania wiążą się z organizacją świąt i Sylwestra w hotelu – zarówno pod względem logistyki, gastronomii, jak i pracy personelu?

Małgorzata Gipsiak: Organizacja świąt i Sylwestra w hotelu to jedno z bardziej wymagających przedsięwzięć operacyjnych. Szczególnie w dużych obiektach, gdzie jednocześnie obsługujemy gości indywidualnych, wydarzenia okolicznościowe oraz pobyty hotelowe. Największym wyzwaniem jest logistyka. Wszystko musi zostać zaplanowane z dużą dokładnością, od dostaw produktów, przez przygotowanie sal i dekoracji, po harmonogram pracy poszczególnych zespołów. W gastronomii ogromne znaczenie ma odpowiednie oszacowanie liczby gości, przygotowanie menu, kontrola kosztów oraz zachowanie najwyższej jakości serwowanych potraw. Przy dużych wydarzeniach nawet niewielkie błędy organizacyjne mogą mieć wpływ na przebieg całego wieczoru. Nie możemy również zapominać o pracownikach. Dla większości osób święta są czasem odpoczynku, natomiast w hotelarstwie to często okres bardzo intensywnej pracy. Dlatego niezwykle ważne jest odpowiednie planowanie grafików, sprawiedliwy podział obowiązków oraz docenienie zaangażowania zespołu. Z perspektywy dyrektora generalnego wiem, że sukces takiego wydarzenia nie zależy wyłącznie od pięknej sali czy doskonałego menu. Zależy przede wszystkim od ludzi, którzy za nim stoją. Goście widzą kilka godzin wyjątkowej zabawy, natomiast za kulisami pracują dziesiątki osób, które często kończą swoje obowiązki dopiero wtedy, gdy ostatni uczestnicy wydarzenia opuszczają salę.

Czy można zauważyć zmiany w sposobie rezerwowania pobytów świąteczno-noworocznych? Kiedy goście najczęściej dokonują rezerwacji i jakie czynniki mają największy wpływ na ich decyzje?

Małgorzata Gipsiak: Zauważalna jest coraz większa różnorodność zachowań rezerwacyjnych. Z jednej strony mamy gości, którzy planują świąteczne wyjazdy lub udział w balu sylwestrowym z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Z drugiej strony nie brakuje osób podejmujących decyzję stosunkowo późno, nawet na kilka tygodni przed wydarzeniem. W przypadku Sylwestra pierwsze zainteresowanie ofertami może pojawiać się już latem, natomiast jesień jest zazwyczaj bardzo ważnym okresem sprzedażowym. Wiele zależy jednak od charakteru wydarzenia, lokalizacji hotelu i grupy docelowej. Zmienił się również sposób podejmowania decyzji. Goście porównują oferty, analizują opinie w internecie, przeglądają zdjęcia i materiały w mediach społecznościowych. Coraz częściej chcą dokładnie wiedzieć, za co płacą. Duże znaczenie mają przejrzystość oferty, atrakcyjność programu, jakość gastronomii, możliwość noclegu oraz dodatkowe udogodnienia, szczególnie dla rodzin z dziećmi. Z perspektywy hotelarza niezwykle istotna jest również elastyczność oferty. Nie wszyscy oczekują tego samego. Jedni chcą eleganckiego balu z muzyką na żywo, inni kameralnej kolacji, a jeszcze inni rodzinnego wydarzenia z atrakcjami dla dzieci. Warto również podkreślić, że cena pozostaje ważnym czynnikiem, ale nie zawsze jest decydująca. Goście są skłonni zapłacić więcej, jeśli mają przekonanie, że otrzymają odpowiednią jakość i wyjątkowe doświadczenie.

W mojej ocenie przyszłość hotelowych świąt i Sylwestra należy do obiektów, które potrafią połączyć profesjonalną organizację, autentyczną gościnność i emocje. Bo ostatecznie nie sprzedajemy wyłącznie kolacji, noclegu czy zabawy sylwestrowej. Sprzedajemy wspomnienia, do których goście będą chcieli wracać.