Spotkania biznesowe w restauracjach to ważny element nawiązywania i podtrzymywania relacji. Stanowią one również doskonałą okazję do zaprezentowania się z nieco innej strony, niż ta znana jedynie z firmowych sal konferencyjnych. Nasi rozmówcy jednakże – często mimowolnie – zwracają uwagę na wszystkie błędy, które popełniamy przy stole, co może negatywnie wpłynąć nie tylko na nasz wizerunek, ale również zdecydować o sukcesie bądź porażce prowadzonych negocjacji. Z drugiej strony, swobodne zachowanie i znajomość zasad savoir vivre’u wystawiają nienaganną ocenę i podbijają kompetencje. Jak zatem dobrze się zaprezentować? Wystarczy pamiętać o kilku prostych zasadach.
O sukcesie spotkania decyduje już sam wybór miejsca i rezerwacja stolika. Joanna Modrzyńska, adiunkt na Wydziale Politologii i Studiów Międzynarodowych Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu oraz właścicielka szkoły savoir vivre’u Art of Manners zaznacza, że zapraszając partnera biznesowego do restauracji należy starannie dokonać wyboru.
– Powinniśmy postawić na sprawdzony lokal, dopasowany do stylu klienta i estetyki klienta, który oferuje możliwość rezerwacji stolika zapewniającego komfort i dyskrecję rozmowy – podkreśla ekspertka. – Warto o tym pamiętać, gdyż wiele poufnych informacji – zwłaszcza biznesowych – nie powinno trafić do nieodpowiednich osób, które mogą przypadkowo usłyszeć rozmowę. Poprośmy o stolik usytuowany w komfortowym miejscu – nie na środku, ani nie w ciągu komunikacyjnym, a zwłaszcza nie w pobliżu toalety.
Dobrym pomysłem jest również uprzednie sprawdzenie menu, by upewnić się, że w karcie dań znajdą się m.in. potrawy wegetariańskie bądź wegańskie. To ważne, zwłaszcza, gdy dopiero nawiązujemy relacje i nie znamy preferencji kulinarnych klienta.
Zgodnie z zasadą „czas to pieniądz” spotkania biznesowe w restauracjach odbywają się o różnych porach dnia. Czasami możemy spotkać się jednak z takimi określeniami jak „brunch” czy „linner”, których zrozumienie może być kłopotliwe. Nie ma się jednak czego obawiać – „brunch” to połączenie angielskich słów „breakfast” i „lunch” – jest to taki odpowiednik polskiego drugiego śniadania, które odbywa się około godziny 10-12. „Linner” natomiast to posiłek, którego nazwa pochodzi od połączenia wyrazów „lunch” i „dinner”. Odbywa się on w godzinach popołudniowych – około 15 -17.
Bez względu na czas czy miejsce spotkania, dobrze pamiętać, że – zgodnie z biznesową rangą – to klient jest naszym szefem, dlatego pozwólmy mu zadecydować, przy którym miejscu zechce usiąść.
Zobacz także: “Dress code “black tie” czyli wszystko, co należy wiedzieć o stroju wieczorowym”
Tych błędów się wystrzegajmy
Pierwszym, stosunkowo często popełnianym błędem jest traktowanie stołu w restauracji jako biurka, przy którym pracujemy. To nie jest miejsce na telefon komórkowy, kluczyki do samochodu czy też portfel. Po pierwsze – nie przekonujmy rozmówcy o zasobności naszego portfela, prezentując jakim samochodem jeździmy, bądź z jakiego telefonu korzystamy. Po drugie, tego typu przedmioty często są bardzo niehigieniczne, stąd nie powinny znajdować się na stole w bezpośrednim sąsiedztwie picia i jedzenia.
Zapraszając partnera biznesowego do restauracji, nie powinniśmy w żaden sposób wpływać na ilość, rodzaj zamawianych dań i napojów oraz sugerować zamówienie alkoholu – zgodnie z rangą, to do klienta winna należeć taka decyzja. Nasz rozmówca również nie powinien sugerować się cenami, dlatego warto zwyczajnie zapytać go na co ma ochotę lub poprosić kelnera o sugestię najsmaczniejszych potraw. Sami nie zamawiajmy również ani najtańszego, ani najdroższego dania lub trunku z karty. Może sprawić to, iż niechcący przekażemy klientowi komunikat o naszym stylu zarządzania budżetem, co z pewnością nie umknie jego uwadze. Ta zasada obowiązuje również, gdy to my jesteśmy zapraszani.
– Będąc gościem spotkania biznesowego należy pamiętać, aby dokonując wyboru nie zamawiać wyłącznie najdroższych dań (nadużywanie gościnności i portfela gospodarza stanowi dowód braku znajomości dobrych manier), ani tym bardziej najtańszych. Może to być odebrane jako sugestię, że gospodarza nie stać na zapłacenie rachunku – zaznacza Modrzyńska.
Zobacz także: „Jak w 3 krokach uporządkować i zbudować biznesową garderobę?”
Różnice kulturowe przy stole
Gdy do restauracji zapraszamy gości pochodzących z różnych krajów i kręgów kulinarnych, należy wziąć pod uwagę możliwe różnice międzykulturowe, również w kwestii sposobu celebrowania posiłku czy odmiennych preferencji żywieniowych. Przeciętny czas spędzany przy stole przez Włochów czy Francuzów jest zdecydowanie dłuższy, niż u nas w Polsce. W kwestii przyzwyczajeń kulinarnych natomiast warto pamiętać zasady:
- Finowie nie jedzą flaków,
- Węgrzy – barszczu,
- Hindusi – wołowiny,
- Muzułmanie i Żydzi – wieprzowiny,
- Chińczycy – surowej wołowiny,
- Żydzi mogą preferować wyłącznie potrawy koszerne.
Oczywiście należy potraktować to jedynie jako wskazówkę, a nie sztywną regułę. Modrzyńska zaznacza natomiast, że warto wcześniej zapytać o preferencje i obostrzenia kulinarne gości, aby później uniknąć krępujących sytuacji.
Nie starajmy się jednak na siłę wyszukać tradycyjnej kuchni partnerów biznesowych. Dobrym pomysłem jest przedstawienie zalet kuchni polskiej oraz produktów lokalnych i regionalnych. Mieszkańcy wielu krajów bardzo szanują przywiązanie do rodzimej kultury, a podkreślenie polskości i wyjątkowych połączeń kulinarnych doskonale prezentuje bogatą kulturę naszego kraju oraz tradycyjną polską gościnność.
Zobacz także: „Komunikacja międzykulturowa” – cały dział Business & Prestige poświęcony różnicom komunikacyjnym
Prowadząc rozmowy biznesowe nie wolno pomijać różnic międzykulturowych. Przykładowo, dla mieszkańców Ameryki Południowej np. Argentyny czy Brazylii lunch z partnerem biznesowym traktowany jest jako wydarzenie towarzyskie i okazja do zacieśnienia więzi, a nie sposobność do omówienia kwestii typowo biznesowych. Podobne podejście mają mieszkańcy krajów śródziemnomorskich. Amerykanie natomiast, zazwyczaj czekają z rozpoczęciem rozmów biznesowych do momentu, aż złożone zostanie zamówienie, zostawiając meritum dopiero na koniec spotkania, gdy np. zostanie podany deser. Modrzyńska zaznacza, by – bez względu na pochodzenie klienta – zawsze odrobinę odczekać, nim przejdziemy „do rzeczy”. Warto pamiętać, że osobą upoważnioną do rozpoczęcia takiej konwersacji jest zawsze gospodarz spotkania.
Co z tą serwetką?
Podczas posiłku nie powinniśmy zapominać o właściwym korzystaniu z serwetki, sztućców i kieliszków i szklanek. Dla wielu osób jest to jeden z kluczowych elementów, który ma istotne znaczenie wpływające na wyrobienie sobie o kimś opinii. Gdy posiłek zostanie podany, serwetkę zawsze należy położyć w okolicy kolan, a po skończeniu jedzenia, delikatnie otrzeć kąciki ust i odłożyć ją po prawej stronie talerza. W żadnym wypadku nie należy wrzucać jej do talerza, czy też wydmuchiwać w nią nos. Jest to wielki nietakt.
Zrezygnujmy także z zamawiania tzw. „dań trudnych”, np. homara, innych skorupiaków, czy nawet klasycznego spaghetti, które trudno elegancko zjeść. Nikt z nas nie chciałby znaleźć się w podobnej sytuacji, jak Julia Roberts w filmie „Pretty Woman”, gdy zaserwowano ślimaki.
Rachunek
Ta kwestia dość często sprawia problemy. Bez względu na miejsce, w którym odbyło się spotkanie czy występujące różnice międzykulturowe, zasada jest stosunkowo prosta. Rachunek zawsze powinien być opłacony przez gospodarza spotkania. Modrzyńska podkreśla, że nie ma tutaj znaczenia, czy osobą zapraszającą była kobieta czy mężczyzna. Nie powinno się również wprawiać w zakłopotanie gospodarza spotkania proponując np. podzielenie rachunku na pół lub zastosowanie zasady „każdy płaci za siebie”.
– Aby uniknąć kłopotliwej sytuacji i ułatwić pracę obsłudze kelnerskiej, warto przejąć inicjatywę i poprosić o rachunek sugerując od razu formę płatności – podkreśla Modrzyńska. Według zasad savoir vivre’u gospodarz spotkania wręcz nie powinien dopuścić do pojawienia się rachunku na stole, a dyskretnie opłacić rachunek na osobności – dodaje ekspertka.
Zobacz także: „Przyjęcie biznesowe. Najważniejsze zasady i największe wpadki”
Dla Business & Prestige, Iwona Sobczak, dziennikarka specjalizująca się w profesjonalnym wizerunku i biznesowym savoir vivrze, dzięki znajomości wielu języków obcych doskonale rozumie i tłumaczy różnice międzykulturowe. Zobacz inne teksty autora
Opracowanie: Dominika Job, kierownik redakcji Business & Prestige
